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大型活动组织工作流程细案明确6大方面150个环节

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为优化工作流程,提高工作效率,提高会议的质量和水平,根据实际情况,特制订会议组织工作预案,明确六大方面150个环节具体任务。

一、 会场布置流程

(一) 外场

A、 横幅

1、 落实标语;

2、 刻字,制作条幅;

3、 悬挂横幅。

B、 气球

4、 落实气球的数量,明确大小,购买气球;

5、 刻字,制作条幅;

6、 悬挂气球。

C、 花篮

7、 落实数量,明确大小,购买花篮;.

8、 拟定标语;

9、 摆放花篮。

D、 地毯

10、 购买地毯

11、 摆放到位

12、 效果维护。

(二) 内场

A、 会标

13、 拟定文字,落实标语;

14、 刻字,制作条幅;

15、 悬挂横幅。

B、 鲜花

16、 联系租花

17、 摆放到位。

C、 音像

18、 调试话筒效果;

19、 会前播放效果音乐;

20、 颁奖时间播放音乐。

二、领导接待流程

(一) 成立机构、明确职责

21、建立领导机构、明确职责

22、建立工作机构、明确职责分工

(二) 邀请领导

22、确定会议/活动名称、议程、时间、地点、参加人、要求等事宜

23、确定邀请领导名单

24、购置纸张、请柬

25、印制请柬、车证

26、绘制路线图

27、拟定领导讲话/发言稿

28、装袋:请柬、议程、车证、路线图、拟请领导名单、领导讲话代拟稿

29、发放邀请领导信函,保留联系单位、联系人、以备查询

30、确定参会领导名单

31、分类、分页打印到会领导名单

(三) 聘请礼仪服务人员

32、明确对礼仪生的要求、数量

33、电话、实地联系,确定联系人

34、会议/活动前实地演习,明确岗位分工(门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签到、主席台服务、发奖引导、迎送服务)

35、联系、确定礼仪服装

36、确定礼仪酬劳

(四) 实地勘察会议/活动现场

37、确定贵宾室及宾客行走路线

38、安排接待岗位及人员

39、落实贵宾室饮水用具

40、落实签到用具

41、贵宾室内码放会议材料

(五) 座签

42、购置座签

43、打印人名

44、按顺序码放(单中心、双中心)

45、收存留用

(六) 签到簿、笔

46、购置签到簿、签到笔

47、专人现场负责指引签到

48、收存

(七) 现场接待

49、会议现场迎接领导入贵宾室

50、在贵宾室安排领导休息候会

(八) 选送礼品

51、购置礼品

52、将礼品码放适宜位置

53、发送礼品(直接在门口分发、在贵宾室分发、在进餐时分发)

(九) 引领领导入场

54、确定会议开始—-听主办方主要负责人安排

55、引领领导进入会场坐席,观看演出/会前录像

56、引领领导到主席台就座

57、引领领导发放奖章/奖杯/奖状/奖牌/证书

58、陪同/引领领导进餐

59、再次引领领导进入会场

60、引领领导与演员/工作人员合影

(十) 送别领导

61、安排车辆提前到岗

62、直接将领导送到车上,交待行使路线

63、活动后与领导联系交办、指示及其他需落实事宜

三、材料准备流程

(一) 确定会议文件材料内容

64、拟定会议议程

65、确定发放的文件

(二) 协作会议文件材料

66、明确写作人员

67、召开专题会议,明确写作指导思想,思路,确定框架

68、集中写作

69、召开专题会议,修改稿件

70、修改、定稿

(三) 印制会议文件材料

71、印刷、装订会议文件材料

72、材料装袋

73、运送文件材料到会议/活动指定地点

(四) 分放文件材料

74、贵宾室摆放

75、摆放主席台

76、发放参会人员

77、收集、运送剩余文件材料

78、收存剩余文件材料

四、新闻宣传流程

(一) 新闻宣传

79、策划:拿出宣传意向,请领导定范围、定主题、定方向

80、形成新闻稿:提供相关材料、形成新闻稿件

81、邀请媒体:联系、落实人员、制签到表

82、落实宣传效果

(二) 信息报送

83、撰写信息:结合领导讲话,会议内容、效果编写信息

84、信息报送:向主管部门报送

(三) 摄影照相留资料

A、摄影

85、邀请专人或通知新闻中心

86、落实设备、准备磁带

87、落实摄影机位

88、编辑整理归档

B、照相

89、联系专人或通知新闻中心

90、备好设备、相机、胶卷、电池

91、整理归档

C、录音

92、落实专人负责

93、准备空白磁带等设备

94、整理文字、归档

五、后勤保障流程

(一) 落实场地

95、联系、落实会议场地

96、落实联系人的联络方式

97、明确会议始、终时间

98、明确参会人数,合理摆放桌椅

99、明确贵宾级别、人数、确定贵宾室

(二) 用水

A、参会人员用水

100、落实参会人数

101、确定摆放地点、摆放形式

102、购买杯垫、毛巾等

103、购买、落实矿泉水

104、购买茶水

B、贵宾室领导用水

105、落实人数

106、确定摆放人员、摆放地点、摆放形式

107、保证开水数量、质量

108、购买、落实矿泉水

109、购买、摆放茶叶

110、购买、摆放茶杯

111、面巾纸

112、会后清点

(三) 用餐

A、食堂用餐或自助餐

113、统计用餐人数

114、印制餐票

115、确定发放形式

116、指派发放人

117、发放餐票

B、饭店用餐

118、确定餐标

119、根据会议规模级别指定菜谱

120、请示领导调整菜谱

121、根据最终结果落实餐标

122、落实用餐时间

123、安排用餐座次

124、安排领导餐桌

125、安排回民餐桌

(四) 住宿

126、定人数,分配房间

127、安排车辆、去往住宿地点

128、确定并公布工作人员房间

129、发放钥匙

130、回收钥匙

(五) 娱乐活动

131、确定活动形式、活动内容、内容时间

132、指派具体负责人

133、明确各项活动参加人数

134、落实活动场所、地点

135、发放活动门票

(六) 落实会议用车

136、落实用车数量

137、明确发车时间

138、明确发车地点

139、指派每辆车负责人

140、安排人员乘车

六、安全保卫流程

(一) 安全警卫

141、设置路障和警戒带

142、准备对讲机、喊话筒等

143、进行安全检查、消除隐患

(二) 治安秩序

144、引导观众入场

145、维护活动或会议秩序

146、活动开始后,在各门备勤

(三) 环境秩序

147、检查照明、音响等设施设备

148、保证出入口通畅,紧急情况下组织人员疏散

(四) 交通管制

149、对活动场所周边交通管制,预留车位

150、根据不同人员类别,引导车辆停放

文章来源于办公室的秘密(微信bgsdmm),版权归原作者所有。

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