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会议筹备创意活动互动策划干货,学会这四招你就进阶了!

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会务简单来说就是会议的安排与服务工作。会务工作是确保会议正常进行和取得预期效果的重要保证,也是决定会议能否成功的关键环节之一。

1.越是大型的会议,越是要提前进行会议的筹备工作。筹备工作的核心指导就是会议方案。会议方案要周密细致,程序规范。

会议方案要紧紧围绕大会的主题以及工作目标,合理安排会议议程。会议方案一般包括:名称、时间、地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置以及文件起草、会务秘书、组织人事等等。具体可成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组,将复杂工作分解。落实到具体的责任人,优化管理,高效运转,有序进行。

2.会期临近,组织者相关负责人应该深入场地进行会前检查,保证会务工作正常进行。会前检查可采用听取汇报和现场检查两种方式。大会秘书处要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇报,协调解决相关问题。会场布置是现场检查的重点,从主席台布置到座位安排,从话筒到碟片都要一检查 ,对落实不到位或衔接不够的地方,要及时发现、及时督促、及时整改;同时进行重点环节的现场演练和验收,提升服务质量和确保会议的有序进行。

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3.会议期间的服务可分为场内服务和场外服务,涉及环节较多。场内服务工作主要是做好会议签到、材料分发、引导入座、会议记录、录音、摄像、照相等;场外服务包括食宿、安全、秩序、医疗、车辆等环节。

会议期间要加强值班畅通机制,紧盯细节把握会场节奏。

4.会后要对此次会议的会务工作进行认真总结,对已有的会务工作流程、工作服务指南等及时进行修改和完善,使之能够适应会务工作的需要。把会议文件、简报、会议记录、音像等资料收集齐全,建立档案,便于查阅。

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