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为了写出优秀的年会策划方案,需要做哪些准备工作?

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临近年底,我们又得开始准备一年一度的年会活动了,年会活动该如何组织才即有新意又受欢迎?着实让有些HR深感苦恼,年度总结与表彰、聚餐、晚会、抽奖、节目表演、互动游戏……似乎各种形式都玩过了,今年又该玩什么新花样?

为更好办好今年年会,我们做了如下工作:

(1) 完善年会组织管理办法。去年年会结束放完春节长假回到公司后,HR部门就组织各部门召开了年会总结会,在听取各方面意见后,HR部门修改完善了公司年会制度,特别规定了在春节到来3个月时开始召开年会筹备会,明确年会经费预算,成立年会组委会。这从时间上、经费上保证了年会的成功举办。

(2) 今年年会筹备会的召开。上月底我们就组织召开了今年年会的筹备会,还是如去年一样总部与各分部分别举行,时间上以尽量少影响正常工作的开展,不提倡总部领导参加分部年会。会上成立了各个组委会,各组委会分设协调组、现场组、节目组、道具组、后勤组等;在总部近500人的规划上,计划拿出15万-20万左右年会经费(主要用于晚会节目、抽奖、聚餐等,不包括优秀员工、优秀团队奖)。下面再陈述各小组具体负责的内容。

(3) 节目组职责。以各部门企业文化宣传干事组成,负责节目的征集、初选、排练场地联系、评奖、发奖等,节目除歌舞、相声、小品等,还包括游戏、智力抢答等;今年准备自编自导四个以上节目,主要反映与员工平时工作、生活密切相关的真实感人的先进事迹,必须在打动表演者的基础上,让观众激动与共鸣;表演节目控制在20个以内,初步编排好这些节目与抽奖等环节的穿插,整个年会时间控制在3.5小时内。在年会到来半个月内,提请协调组和组委会对节目的观摩和审批,并制作节目单。年会后,形成本年会节目组织方面的总结送组委会。

(4) 现场组职责。现场组主要以行政后勤等人员组成,必要时抽调各部门几名临时支援。主要负责年会现场的灯光、音响、装点、餐号、餐桌分派、颁奖服务、拍照摄像、入退场指引、安保协助、奖票设计收集等,保持好与节目组、后勤组、协调组的沟通协调工作,在年会前一天接受协调组、组委会到现场的审查、指导、试听试看。年会结束对现场组工作进行及时总结送组委会。

(5) 道具组职责。主要由平时负责办公用品采购的几名人员负责,主要是协调节目组、舞台搭建等工作需要的化妆、服装道具租借或购买等,做好抽奖箱、奖票等,做好费用申请、单据保存、费用报销等,保持与现场组、节目组、协调组的沟通。年会结束对本组工作进行总结送组委会。

(6) 后勤组职责。主要由行政后勤等人员组成,主要是驾驶员、保安、前台等,统计年会人数、保障人员接送、维持现场安全、道具服装运用、现场物品清运等,保持与现场组、道具组的协调,年会前3天向协调组、组委会汇报准备情况。年会后总结本组工作送组委员。

(7) 协调组职责。主要由HR部门人员组成,负责嘉宾邀请、年会时间、现场租用、餐标确定,协调其他各组之间的事宜,无法处理时向组委会请示,年会前2天向组委员汇报本届年会各方面准备情况,接受检查、听取指导意见。年会后对本届年会整体工作进行全面总结送组委会。

(8) 目前的工作。各分部各组委会各小组都在按照既定计划进行着各项工作的准备,集团组委会保持着与各组委会的联系与沟通,不定期对一些准备工作进行着跟踪与检查,特别是各节目的准备、排练情况,当然,这些准备工作原则上是必须利用业余时间进行的。

3、今年年会几大变化。

在相比去年年会上,今年年会经费投入更大(主要偏重抽奖)、注入节约理念(舞台、餐标会下调)、准备时间更长(比去年提前一月多)、明确节目创新(增设节目各奖项),目前来看,各分部员工参与积极性很高,愿这些变化能够带来一场令全体员工格外满意的年会。

4、扎实做好细节工作。

年会涉及集团各分部各部门全体员工,只要哪一个分部年会举办不甚理想,都会影响整体集团年会的举办效果,所以,几万人共同做一件事,要保证成功是不容易的事,各分部组委会一定要保证“到现场、看现物、识现人”,不能只听其言,要“勤跑腿、勤动嘴”,要“多思考、多商量”,要“看到最细节的部分”,因为任何疏忽或遗漏都可能导致整个年会很大的失误。

不管初衷多么良好、计划多么周详,都赶不上变化来得快、来得猛、来得多,很多事情都会超乎我们的想象,所以,在对待年会组织上,我们是坚持天天问、时时报,有事上奏、无事退朝,在战略上高度重视、战术上注意细致,不求百分百满意、只求精益求精。

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