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小白HR如何筹备年会的流程?学会这7点让你不秃头!

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年会,是每个企业一年一度最重要的盛会,主要是为了庆祝已有的成绩,表彰优秀的员工,鼓舞来年的士气。

HR想要做好年会,既要实现领导的要求,还要让员工感到有趣,事情又多又杂,这就需要把它当做项目一样做,一定要做时间甘特图,什么节点完成什么事情才能明确于心。

第一:年会的时间确定、年会预算的确定

希望能够尽早把年会时间确定,根据公司的规模、预算条件,才能找到最适合的酒店。而且通常年底酒店很难定,一定要提前预定。如果确切时间不能确定,那就先寻酒店,定下多个酒店给酒店一个宽泛的时间。最后公司确定好时间在交押金定金。

选择酒店时了解清楚,每个酒店服务不同:是否有舞台、话筒几个、是否有LED大屏,是否可以自带酒店、是否有车接服务,是否可自挂横幅等,有助于后面的年会采购、会场布置。

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第二:年会主题的确定

一般老板会定主题,当让也有公司高层会通过会议商议确定。如果公司高层没有给出公司今年的年会主题,那么可以将年会的主题定为辞旧迎新晚会加上年夜饭,准备好就可以进行组织了。

第三:年会小组成立

成立年会小组,选出小组组长-年会总负责人,明确小组成员职责:谁负责场所确定、礼品采购、菜单确定、节目征集、游戏征集、年会主持人确定、年会主持人讲演稿、年会费用管理,年会流程管理等,前期职责越明确,年会的筹备越有条不紊。

第四:年会小组宣传、排练

节目征集相对来说比较困难,小组要督促大家报名参加年会节目,视公司氛围确定强制性表演节目还是自主报名。

一般技术类公司比较腼腆主动报名表演节目的较少,市场类,销售类报名比较积极,年会气氛会比较活跃,主办者软硬兼施避免年会没有节目的尴尬。如果公司预算充足小组也可以拨一些款用于购买道具、租赁服装,年会的气氛就相对好很多。

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尽可能的综合考虑业务工作进度,灵活抽查节目排练的进展,节目的种类尽可能的多样化,在正式年会前一定要提前排练一次,一方面主持人熟悉讲演稿,一方面节目表演者自查表演的效果。

第五:年会创意准备

避免每年的年会千篇一律,需要给年会增加一些适当的创意。在智能科技时代,年会的创意与时俱进才能成为别人家眼中艳羡的年会。比如可以在互动环节放个大招,使用Hi现场的游戏、抽奖让现场的员工发出尖叫。

像游戏环节,Hi现场有瑞鼠迎福、步步高升、开心套金鼠、京鼠闹大年、疯狂数钞票、一帆风顺等精品年会游戏,每一款都画面精致,可以添加品牌元素,完全符合鼠年创意年会。

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在抽奖环节,Hi现场的数字抽奖可以实现分组抽奖。这样年会就可以按照部门分组抽奖,抽中一个部门后,部门的每个人都可以分到奖品。这样的抽奖既有创意,还能够增加部门之间的凝聚力,比普通抽奖更有价值。

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第六:年会当天

年会当天需要组织者再次明确小组成员在当天的各自职责工作,布置会场、留守办公室最后关门、签到、奖品管理及发放、与酒店协调设备、晚宴等、晚宴后结账、安全保障等工作。

小组组长尽量不安排实质的工作,作为调度、总协调,灵活应变,应对各种不测。

第七:年会的总结

费用的总结是否超出预算,有无浪费现象,活动总结年会气氛达到预想效果、节目是否成熟、时间把握是否准确、员工是否安全到家、年会创意是否深受大家喜欢等,发现本次年会的优点、缺点为来年年会作参考。

还有,在年会结束后,一定要记得保留珍贵照片和影像资料,以后可以在很多地方用上,比如公司彩页、网站、宣传资料、周年庆、员工生日PARTY等等。

关于年会的筹备就介绍到这里,预祝大家的年会都能顺利圆满!

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