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商务会议策划时要注意的商务会议承办流程有哪些

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商务会议承办基本流程如下:

一、 联系:
客户有会议意向后联系我们,我们都会要求对方尽可能提供比较详细的一些计划,这样方便后面的策划及方案编写。

二、 商务会议策划:
根据客户的会议基本要求,策划会议的基本方案:地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等等,每个细节都必须考虑客户的承受力和满意程度;

三、 方案提供:
把基本的策划思路和客户沟通,并形成文字方案,以便客户在其单位的备案和审批;

四、 前期考察:
在前期的一些基本交流后,客户一般会选择进行策划方案的实地考察,我们将提供所有的协助;

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五、 合约:
考察满意后,进行合约的签署,把所有接待涉及内容编写入内,而且细节相当重要;虽然前面略嫌烦琐,但是后面很多相关问题解决起来就非常流畅了。

六、 预付款:
签好合约我是要求有一定的预付款的,这样整个会议过程才会流畅,因为酒店预订需要预付款、车辆预订也需要预付款;如果不提供预付款,我们的订单随时有可能被取消;这是件不可弥补的麻烦事,特别是会议人数多的时候。

七、 预订:
这是我们必须认真操作的一件事,把合约相关的一些接待单位预订好,该给的预付款一定要到位。

八、 接待:
接待是整个会议的核心部分,包括接送机、会议安排、客房安排、用车安排、活动组织等,都应严格按照合约操作,当然一些突发事件或标准增减随时都作出相对应的调整。

九、 商务会议总结和结算:
商务会议操作结束时,双方认真总结会议的情况,并核对各类单据,严格按照合约执行核算

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