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企业年会筹备流程及注意事项

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一)酒店预定

1、 提前15天预定好酒店并协商好年会场地等各项内容。

二)节目编排

1、排练时间:2020-01-22前下班时间

2、排练地点:办公楼顶楼、外运办公室或其他合适地点

3、年会节目确定后,人事部分别负责几个大型节目的排练效果跟踪与反馈,及时解决遇到的问题,若解决不了,及时上报。

4、各店的大型节目(两人以上)自行推荐一个人负责安排本节目的排练地点和时间,并每2天向人事部相关负责人反馈排练效果。所需背景音乐自备,服装道具向人事部相关负责人列出清单,及时反映遇到问题并尽快解决。

5、歌曲类节目自己准备伴奏并拷贝一份给人事部,自己抽时间练习,按要求(提前通知)到外运办公室汇演一次成果。

6、主持人参与节目顺序的编排,并组织串台词。

三)与会公司领导的安排

1、 提前告知领导年会的具体时间和地点以及致辞准备和颁奖顺序安排。

2、 领导及其家属座位的安排。

3、 公司领导胸花的准备。

4、 礼仪迎接及引导入座。

四)与会嘉宾的邀请与安排

1、 年会开始前5-7天把邀请函附年会节目单一并送至嘉宾本人,并确定其能否参加,晚会当天再次确认嘉宾能否准时参加。

2、 嘉宾胸花的准备。

3、 嘉宾的迎接与引导入座。

五)会场布置与酒店协调

1、 负责人应提前1-2小时(或更早)到酒店与酒店负责人协调会场布置事项安排。

2、 请酒店人员帮忙配合摆放会场的桌椅及安排公司领导和嘉宾的座位。

3、 横幅悬挂及年会舞台的装饰和布置。

4、 请酒店配备一名专业音响师和多媒体操作员。

六)与会人员的安全返回

1、 领导和嘉宾,公司包车和自驾车。

2、 员工,公司包车。

七)可能出现问题及解决方案

1、 路上堵车

◆可提前2-3个小时出发,避开下班高峰期。

2、 公司领导或嘉宾迟到

◆尽量提前去接,若迟到可先开始节目。

3、 演员迟到或缺席

◆若有平时陪练者可替代,演出照旧;否则,通知主持人跳过或取消该节目。

4、 音响设备故障

◆提前调试好设备保证运转正常,若出现故障及时联系酒店专业音响设备维修人员排除故障。

5、 出现醉酒

◆通知其家人、朋友或找专人陪护送回休息。

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