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凡是会议必有五个要点,建议收藏

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一,凡是会议,必约时间

外企会议一般分为两种。一种是例行会议,占会议总数三成。另一种是临时性会议,占会议总数七成。由于外企工作人员一般都较为繁忙,会议组织者在准备临时性会议时,一般会提前一周和与会者约时间,以确保与会者能及时调整自己的时间安排。

二,凡是会议,必有主题

清谈类、联络感情为主的会议,一般不在工作时间召开。所有工作会议,必定预先设置主题、确定流程、确定会议组织者。哪些会议是以提出问题为主的,哪些会议是以解决问题为主的,都会在主题中予以明确。即便是以统一思想为主的务虚会议,也会确定主题。

三,凡是会议,必预准备

国企内的许多会议,是人到了会场才看到会议材料。现场往往会出现主讲人在台上讲话,台下大家纷纷看材料的情况。在外企,会议组织者会预先准备材料,如果材料阅读量较大,会预先另备一份说明摘要,将材料中的重点、会议中要讨论的主要内容标识出来,使人能一目了然需要讨论的重点。所有材料准备内容,会在会议召开前几天以邮件等方式发到各位与会者手里,以确保会议召开时,大家人都到场,心里有数。

四,凡是会议,必有分工

以部署工作为主的会议,会在开会前,就由会议组织者为每个与会者安排好会上的角色、任务和职权的边界。即每个人到了会场后,被授权做什么、不做什么都很清晰。会上每个流程都有负责人,每个提出的问题都有专人认领,负责认领的人员则在会后相应地负责事务的落实。每个提出的解决方案会经过讨论,如果获得通过就会被作为下一阶段执行项目的依据。

五,凡是会议,必要追踪

不论会议大小,会议的组织者,一定会安排专人负责会议记录。在会后当天或者翌日,会将会上达成的共识整理成文字材料,以内部邮件等方式告知所有与会者。并且会在邮件中提出,如果有遗落或者不妥,希望大家提出修改。经过修改通过的会议记录,将成为下一阶段工作的执行指南。

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