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会展活动策划的相关事务有哪些

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一、文化活动

文化活动包括看戏剧、芭蕾舞演出、音乐会、歌剧,以及参观博物馆和展览等。者需要考虑的是,是否应该安排一些文化活动作为会议的一部分,会议地点或附近地区是否能够提供文化活动,会议承办者是否需要为与会者参与的文化活动购买门票等。

大型一般都将相关文化活动列入会议的方案或者作为自由活动时间的可选项目。国际性会议通常举行的文化活动有名胜实地旅游、参观当地手工艺品展或观看民间歌舞等。值得注意的是,文化活动的安排要以方便与会者为宗旨,尽量在离会议地点不远的地方安排活动。

二、休息区

在会议过程中,与会者常常需要从会议的忙乱和紧张中抽身出来,放松一会儿,休息区就是为与会者提供的这样一个场所。

休息区的应放置一些半正式的桌椅和长椅。如果椅子很沉重,不易搬动,最好把它们放置成四五个一组的形式,方便人们在那里进行非正式交谈。容易搬动的椅子则无须特意摆放。

一般休息区不需配备工作人员,但层次较高的会议在休息区会准备一些简单的饮料果品,并可以适当安排些服务人员。

三、纪念礼品

对与会者送适当的礼品是现代会议常常采用的一个做法。以何种方式、贻送什么礼品可因会议的不同而灵活设计。

四、影像纪录

现代会议一般都比较注重媒体报道问题,重要的会议往往还进行现场直播(或网上直播)。作为宜传,影像纪录资料是十分必要的,因而,选择合适的影像师也是要考虑的。

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